Ein Ausgangsbeleg / Rechnungsausgang entsteht

• wenn Sie eine Rechnung schreiben
• wenn Sie eine Gutschrift erteilen
• wenn Ihnen eine Abrechnungsgutschrift erteilt wird

(diese hängen mit Ausgangsleistungen, die Ihr Betrieb erbracht hat, zusammen).

Ein Eingangsbeleg / Rechnungseingang entsteht

• wenn Sie eine Rechnung zum Überweisen / Bankeinzug erhalten
• wenn Sie mit der betrieblichen EC-/Kreditkarte eine Tank-/Restaurantrechnung vor Ort begleichen und den Thermobeleg mitnehmen
• wenn Sie mit Ihrem (Einzelunternehmer) privaten Geld / Ihrer privaten EC-/Kreditkarte ein Paket Papier für Ihr Büro kaufen und den Kassenbon mitnehmen
• wenn Sie Ihren Handelsvertretern Abrechnungsgutschriften erteilen

(diese hängen mit Eingangsleistungen, die Ihr Betrieb empfangen hat, zusammen)

Sonstige Belge entstehen durch z.B.

• eine Umbuchungsmitteilung des Finanzamtes von einem Vorsteuerguthaben auf die Lohnsteuer
• Kreditkartenabrechnungen betrieblicher Kreditkarten

(Sonstige lassen sich nicht den beiden vorherigen Kategorien zuordnen)

Mit dieser einfachen Sicht auf betriebliche Belege lässt sich die Finanzbuchführung beliebig großer Betriebe abwickeln. Manchmal bietet es sich an, mit weiteren Belegtypen zu arbeiten, doch unbedingt notwendig ist es nahezu nie. Falls Ihre Belegablage also komplizierter strukturiert ist: überdenken Sie das.

Belege beschreiben Geschäftsvorfälle, also alles, was sich in Ihrem Betrieb wirtschaftlich abspielt. Geschäftsvorfälle lassen sich meist leicht erkennen. Schwieriger fällt es vielen, Dinge zu erkennen, bei denen es sich nicht um Geschäftsvorfälle handelt. Hierzu gehören z.B.:

• Zahlungserinnerungen ohne Mahngebühren — ja, der Lieferant möchte die Rechnung tatsächlich immer noch bezahlt bekommen, aber auch nicht mehr
• die Zuteilung einer neuen Steuernummer — das ist natürlich eine Information, die Ihr Steuerberater erhalten muss, das Schreiben hat aber nichts in den Buchführungsunterlagen zu suchen, es ist viel wichtiger und gehört gesondert übermittelt
• Angebote, Auftragsbestätigungen — die können zu Archivzwecken an die Rechnungen angehängt werden, selbst beschreiben Sie aber bestenfalls schwebende Geschäfte, die keine Auswirkungen auf die Finanzbuchführung haben
• die private Lebens-, Kranken-, Haftpflicht-, Hausrat-, Gebäudeversicherung des Betriebsinhabers. Die meisten hiervon lassen sich zwar bei der privaten Einkommensteuererklärung als Sonderausgaben abziehen, in den betrieblichen Aufzeichnungen haben sie aber nichts verloren (und sollten auch nicht über das betriebliche Konto bezahlt werden)

Belege, die Sie bereits in digitaler Form (meist PDF) erhalten/erstellen, drucken Sie nicht erneut aus. Verwenden Sie direkt die erhaltene/erstellte Datei und sparen Sie Papier, Strom und Toner und erfüllen Sie gleichzeitig noch die Aufbewahrungsanforderungen der Finanzbehörden und sparen Sie auch noch eine Menge Lebenszeit.

Um alle digitalen Belege eines Buchführungszeitraumes zu erfassen, bedarf es etwas Disziplin und Vorbereitung. Sie entwickeln hier am besten eine Checkliste, die Sie je Periode abarbeiten (lassen).

Ein paar Tipps dazu:

• Wenn Sie Ihre Rechnungen mit einer Branchensoftware erstellen, können Sie häufig bereits einstellen, dass eine Kopie der Rechnung als PDF in einem speziellen Ordner abgelegt wird. Wenn Sie dafür den Ordner nehmen, aus dem heraus Sie die Belege übermitteln, dann erledigt die Software das Sammeln der Belege für Sie so automatisch.
• Viele Rechnungen erhalten Sie als PDF per E-Mail. Richten Sie einen Ordner oder ein spezielles E-Mail-Postfach ein, in dem diese bis zum Übermittlungszeitpunkt gesammelt werden. Nach der Übermittlung werden die Mails in ein Archiv verschoben.
• Einige Portale (z.B. Amazon) senden Ihnen die Rechnungen nicht per E-Mail. Diese müssen Sie je Periode einmal besuchen und alle Rechnungen der Periode herunterladen. Es gibt hier Lösungen zur Automatisierung (z.B. GetMyInvoices), aber die sind m.E. ein Alptraum der Datensicherheit (Zugangsdaten werden bei den Drittanbietern gespeichert).
• Wenn es in Ihrem Betrieb mehrere Einkäufer gibt, lassen Sie jeden Einkäufer die Rechnungen für seinen Bereich sammeln, und bis zu einem bestimmten Stichtag an einem zentralen Ablageort übermitteln.

Zur Digitalisierung von Papierbelegen (einschließlich Thermobelegen) empfehlen wir den Einsatz eines spezialisierten Dokumentenscanners. Dokumentenscanner gibt es als Peripheriegerät für den Computer und als selbständig nutzbare Geräte (Netzwerkscanner).

Wichtig ist, dass die Digitalisate mit 200-300 dpi und als schwarz-weiß-Bilder (keine Graustufen!) gescannt und als PDFs oder TIFFs gespeichert werden.

Gute Erfahrungen haben wir mit der fi-Serie von Fujitsu. Das Einstiegsgerät ist der fi-7030, der für die meisten kleinen Betriebe ausreichen dürfte. Insbesondere wird der Scanner mit einer sehr brauchbaren Software (Paperstream) geliefert. Die größeren Modelle (fi-71xx) lassen sich mit einem Post-Scan Imprinter ausrüsten, mit dem Sie digitalisierte Dokumente automatisch als „digitalisiert” kennzeichnen können.

Alternativ haben wir gute Erfahrung mit dem Fujitsu N7100 Netzwerkscanner.

Die technischen Daten und die Funktionalitäten laut Handbuch lassen auch den Netzwerkscanner Kodak Scanstation 730EX interessant erscheinen. Mit diesem verfügen wir über keine eigenen Erfahrungen.

Die Fujitsu ScanSnap-Serie ist als sehr benutzerfreundlich bekannt. Natürlich lassen sich auch diese Scanner zur Belegdigitalisierung für Unternehmen online einsetzen.

Im Zusammenspiel mit dem Programm DATEV Belegtransfer empfiehlt es sich, Scanziele anzulegen (Speicherort der entstehenden Dateien), die direkt ohne weiteres Kopieren/Verschieben durch Belegtransfer übermittelt werden können.

Sprechen Sie uns gerne an, wir helfen Ihnen bei der Anpassung der Scannerkonfiguration an Ihre Buchführungsprozesse, insbesondere, wenn Sie ein Gerät nutzen, mit dem wir Erfahrung haben.

Link: DATEV-Empfehlungen zur Belegdigitalisierung

Die Belegübermittlung (an uns) erfolgt entweder direkt an Belege online (sofern Sie über einen Zugang zu Unternehmen online verfügen) oder über TeamDrive.