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Hinweise zu Handel über Online-Plattformen und Steuerberatern

TL;DR: Bevor Sie mit dem Onlinehandel beginnen, müssen die Vor- und Buchführungssystem eingerichtet und aufeinander abgestimmt sein. Wenn Sie "einfach mal so anfangen", kann das gutgehen (keine oder verständnisvolle Außenprüfung), genausogut kann es Sie aber auch ruinieren und die Arbeit vieler Jahre zunichte machen.

Der Handel über Online-Plattformen bringt einige Besonderheiten mit sich:

  1. Häufig werden niedrigpreisige (trotzdem wertvolle, da nachgefragt und benötigt) Produkte mit einem hohen prozentualem Deckungsbeitrag 1 (VK/EK) gehandelt.
  2. Häufig werden mehrere Plattformen (Multichannel) zum Vertrieb verwendet
  3. Häufig werden mehrere Zahlungsdienstleister verwendet
  4. Häufig kommt es zu grenzüberschreitendem Handel in der EU, manchmal hat der Verkäufer nicht einmal Einfluss hierauf.
  5. Einige Dienstleister für deutsche Online-Händler sind in anderen Staaten ansässige Unternehmer.

Steuerrechtlich bedeutet dies:

  1. Eine Einzelaufzeichnungspflicht für jeden Geschäftsvorfall besteht trotzdem. Dieser kann man auf verschiedene Arten und Weisen gerecht werden. Hierbei ist der Königsweg sicherlich die automatische Weitergabe der Verkäufe (einschließlich der digitalen Rechnung) aus dem Verkaufssystem (Vorsystem) an ein Buchführungssystem. Das Verfahren, nach dem Sie Ihre Aufzeichnungspflichten erfüllen muss ausgearbeitet und getestet sein, bevor Sie mit den Verkäufen beginnen. Wenn nach drei Jahren Handel auf ebay/Amazon und Co. eine Außenprüfung stattfindet, und Sie lassen die Aufzeichnungen erst dann von einem Steuerberater oder auch einem selbständigen Buchhalter in mühseliger Handarbeit erstellen, dann sind alle Gewinne der drei Jahre wieder weg (zumindest, wenn Sie in großer Stückzahl mit niedrigpreisigen Produkten handeln).
  2. Bei Verkäufen über mehrere Plattformen, müssen diese in geeigneter Form in steuerlichen Aufzeichnungen / einer Buchführung zusammengeführt werden. Auch dies muss vor Beginn der Tätigkeit bzw. bei Hinzufügen eines Vertriebskanals ausgearbeitet werden. Die Kosten für nachträgliche Aufarbeitung steht in keinem Verhältnis zum Gewinn.
  3. Die Zahlungen über die verschiedenen Zahlungsdienstleister sind den Verkäufen über die verschiedenen Plattformen zuzuordnen. Wenn das von Hand passieren muss, frisst es alle Ihre Gewinne. Es muss zwingend automatisiert sein, bevor mit dem Handel begonnen wird.
  4. Der grenzüberschreitende Handel innerhalb der EU bringt besondere Aufzeichnungspflichten und Rechnungsstellungspflichten mit sich. Es sind B2B-Handel und B2C-Handel zu unterscheiden. Werden sowohl B2B als auch B2C-Verkäufe getätigt, ist je Verkauf zu unterscheiden. Im B2C-Handel sind Lieferschwellen auftragsgenau zu überwachen (die geltende Regelung kann sich also von einer zur nächsten Lieferung ändern). Wird das übersehen, so kann das ein sehr, sehr teurer Spaß werden.
  5. Wird dies nicht (in der Umsatzsteuervoranmeldung) berücksichtigt, wird dies zu (teuren) Problemen bei der Umsatzsteuer, deren Steuerschuld sich ggf. nach § 13b UStG auf den Händler verlagert, führen. Insbesondere, wenn z.B. Amazon prozentuale Anteile vom Verkaufserlös einbehält.

Eine Anfangs unterlassen Automatisierung lässt sich viel zu häufig für zurückliegende Zeiträume nicht mehr herstellen. Dies hat schon (sehen Sie sich in Seller-Foren um) zu einiger Ernüchterung nach einer gewissen Zeit der Geschäftstätigkeit geführt. Laufen Sie nicht in diese Falle. Kein (?) Steuerberater oder selbständiger Buchhalter wird diese mühevolle Arbeit kostenlos für Sie nachholen.

Ausgenommen von diesen Besonderheiten ist der Handel in geringer Stückzahl mit hochpreisigen Produkten mit vernünftigem Deckungsbeitrag. Doch auch da empfiehlt sich die Automatisierung.

Erläuterung des Schaubildes

Multi-Channel-Vertrieb: Das ist Ihre Vertriebsstruktur einschließlich der MCS-Software (Multi-Channel-Selling). Wählen Sie diese vorläufig angepasst an Ihren Betrieb, Ihre Infrastruktur und Ihre Kenntnisse aus.

Verkäufe und Zahlungseingänge: Hier können Sie nur die Entscheidung treffen, ob Sie einen Kanal nutzen oder nicht. Anpassungen sind nur sehr eingeschränkt möglich.

Datenaggregation: Nun kommt es darauf an, ein System zu finden, das die Daten aus der MCS-Software und den Vertriebs- und Zahlungskanälen so zusammenfassen kann, dass diese ohne (mit möglichst wenig) Handarbeit an ein Buchführungssystem übergeben werden können. Gängig sind hier die Lösungen von JERA und dekodi.

In der Vorbereitungsphase prüfen Sie jetzt, ob die von Ihnen gewählte Kombination das gewünschte Ziel erreichen kann. Falls nicht, ändern Sie Ihre Softwareauswahl.

Beratungsangebot

Wenn Sie Multi-Channel-Onlinehandel für niedrigpreisige Produkte in hoher Stückzahl betreiben wollen, und Beratung zur Auswahl und Einrichtung der Vorsysteme und Ihrer Schnittstellen benötigen, dann fragen Sie sich unbedingt, ob das wirklich das richtige Geschäftsfeld für Sie ist. Ihnen fehlt hier bereits technisches Know-How, über das Ihre ernstzunehmenden Wettbewerber verfügen.

Wenn Sie nur hochpreisige Produkte verkaufen, können Sie sich i.d.R. problemlos die Wissenslücke leisten, und externes Know-How oder Handarbeit (Verzicht auf Automatisierung) einkaufen.

Wir beraten Sie gerne zu diesen Themen, wobei hier immer das Ziel ist: Wie gelangen Ihre Daten einschließlich der Belegbilder und Zahlungszuordnungen automatisiert aus Ihrem Vertriebssystem prüfungssicher in das DATEV-Buchführungssystem Kanzlei-Rechnungswesen?

Wir verfügen über das technische Know-How, Ihnen aus dem Nichts und unter Berücksichtigung Ihrer Vorstellungen ein MCS-System einschließlich Datenweitergabe mit Ihnen zusammen auszuwählen und einzurichten.

Es handelt sich hierbei um die Tätigkeit "Einrichten einer Buchführung" gem. § 32 StBVV, die wir mit einer Zeitgebühr zwischen € 100 und 140 in der Stunde berechnen. Je nach Wert Ihrer Zeit empfiehlt sich also u.U., dass Sie sich vorher selbst Gedanken zur Umsetzung machen und die Dokumentation Ihrer Software selbst gelesen haben und gut kennen, und möglichst genau wissen, wie Sie die Datenübergabe einrichten und vornehmen. Nutzen Sie auch die Unterstützungsangebote der Softwareanbieter. Dann verbleiben nur noch eine standardisierte Basiseinrichtung auf unseren Sytemen, Spezialfragen und ein Testlauf.