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DATEV Belegtransfer

unsere Empfehlung bei mehr als einer handvoll Belege

Link: Download von DATEV Belegtransfer

Link: Leistungsübersicht

Link: Erste Schritte zur Einrichtung

Szenario: Belegtransfer am Einzelplatz-PC (z.B. eine Einzelperson ist für die Übermittlung aller Buchführungsunterlagen zuständig)

Einzelplatzlösung

DATEV Belegtransfer dient dazu, größere Mengen von Belegen in einem Vorgang (auch automatisierbar) an Belege online zu übermitteln. Hierzu werden die Dateien (PDF/TIFF) nach Belegtyp in entsprechende lokale Verzeichnisse vorsortiert (z.B. Verzeichnisnamen „Rechnungseingang” und „Rechnungsausgang” für die ebenso bezeichneten Belegtypen). Durch die Ablage in den entsprechend benannten Ordnern, ergänzt Belegtransfer bei der Übermittlung der Datei die Information über den Belegtyp in Belege online. So ist es möglich,

  • einen Stapel von z.B. 500 Eingangsrechnungen zu scannen,
  • die resultierenden Dateien vom Scanner im Ordner "Rechnungseingang" ablegen zu lassen, 
  • und durch einen Knopfdruck diese Dateien alle als Beleg vom Typ Rechnungseingang in Belege online abzulegen.

Das ganze funktioniert auch mit mehreren Belegtypen, z.B. Rechnungseingang, Rechnungsausgang, Personalunterlagen:

  1. Scannen des Rechnungseingangs → automatische Ablage der Dateien im Ordner "Rechnungseingang"
  2. Scannen des Rechnungsausgang → automatische Ablage der Dateien im Ordner "Rechnungsausgang"
  3. Scannen der Personalunterlagen → automatische Ablage der Dateien im Ordner "Personalunterlagen"
  4. Dateien übermitteln mit Belegtransfer → automatische Hinterlegung des Belegtyps zu jeder übertragenen Datei
Szenario: Belegtransfer auf Server, Belegübermittlung für eine ganze Betriebsstätte

Servereinsatz

Durch Installation von Belegtransfer auf einem Server, lässt sich die Übermittlung von Belegen automatisieren (zeitgesteuerter Job, z.B. alle neuen Belege werden alle fünf Minuten übermittelt). Die Speicherpfade auf dem Server können dann als Scanziele / Dateiablage für mehrere Scanner / Arbeitsplätze freigegeben werden. So lassen sich Belege aus vielen Quellen in Ihrem Unternehmen (dokumentieren!) in Belege online automatisiert zusammenführen. Auch räumlich verteiltes Arbeiten ist durch den Einsatz von Online-Speicherdiensten (z.B. OneDrive) so möglich (z.B. Außendienstler speichern Ihre Belege in OneDrive, der Server synchronisiert sich damit, Belegtransfer erkennt die neuen Belege und schickt sie an Belege online). Gerne beraten wir Sie dazu, was machbar und für Sie sinnvoll ist.

DATEV Dokument-Upload online

Auch mit Dokument-Upload online können alle Belege in Belege online gesammelt werden. Der Arbeitsfluss ist bei Übermittlung vieler Belege unseres Erachtens jedoch weitaus mühseliger als mit Belegtransfer. Daher empfehlen wir die Verwendung von Dokument-Upload online

  • nur für wenige Belege (z.B. einzelne Belege, die bei Belegtransfer vergessen wurden, oder die aktuell per E-Mail kamen und sofort übermittelt werden sollen)
  • oder falls der Einsatz von Belegtransfer ausscheidet (z.B. kein Windows-PC)

Die Bilder unten beschreiben die recht einfache Benutzung von Dokument-Upload online.

Link: Beschreibung bei DATEV

Aufruf der "Belege online" Anwendung (alte Oberfläche)
Aufruf der "Belege online" Anwendung (neue Oberfläche)
1. Auswahl des Belegtyps
2. Belege per Drag and Drop in das graue Feld ziehen - auch mehrere auf einmal
3. Dokumente übertragen - fertig.

DATEV Upload Mail

ohne Authentifizierung?

Seit Anfang 2020 ist es möglich, Belege per E-Mail in Belege online zu übermitteln. hierzu wird

  • je Belegtyp eine Empfänger-E-Mail-Adresse eingerichtet
  • eine bestimmte Absenderadresse für die Belege festgelegt.

Es kann dann

  • mit einer Mail jeweils ein Belege
  • nur als PDF
  • ohne Signatur oder Verschlüsselung

übermittelt werden. Grundsätzlich ist das regelbasierte automatische Weiterleiten von E-Mails mit Rechnungsanhang als PDF somit möglich. Die Regeln müssen nur richtig sein und gepflegt werden.

Unser Fazit: Das Verfahren verfügt über keine richtige Authentifizierung. Wer die Empfängeradresse für die Belege kennt oder errät, und die Absenderadresse spooft, kann Ihre Buchführung mit Belegen überfluten. Wir raten davon ab, den Zugang einzurichten.

Link: Einrichtungs- und Bedienungsanleitung